Kutulis ini untuk pembelajaran sebagai EO acara masal ratusan orang. Kutulis ini untuk sadarkan kalau keberhasilan panitia hanya untuk 500orang (meski kata beberapa peserta sampai 700orang?), dan bukan keberhasilan niatan acara itu sendiri. Kutulis ini untuk promosi public safety juga, sebagai tanggungjawab profesi. Tapi biar imbang,kutulis juga nice memory di P.Tidung.
1. Janji peserta 500 orang dan ditutup setelah mencapai quota itu meski limit pendaftaran blm sampai. Makanya langsung bayar 8+3 orang meski belum konfirmasi anggota.Karena dijanjikan bisa diganti orang jika berhalangan. Inpo ini juga kusampaikan (janjikan) ke rekanku yang kupromosikan untuk ikut. Kenyataannya 700orang ?? (Ntar deh dihitung…kalau bener segitu dan diinpo diawal,ngak daftar deh, apalagi penyelenggara ngak jelas perusahaan apa?)
2.Sesuai email panitia seminggu terakhir sebelum berangkat,kuprint bukti transfer yang harus dibawa saat keberangkatan. Nyatanya ngak kepakai/ngak ditanya panitia
3. Sampai dilokasi dermaga,aku kebingungan karena nama2 anggota dipindah entah digroup brapa. Kebayangkan kan cari 8 nama dari ratusan (700? orang ngumpul di satu lokasi sempit dermaga). Ternyata file pembagian group yg dikirim panitia bukan yang revisi terakhir. Nah disini buat contoh bad-case training dokumentasi versi ISO untuk perlunya ID&revision number disetiap dokumen.
4.Sesuai janji awal promosi sebelum aku mendaftar: bayar 11 dan boleh ganti orang jika memang nantinya ada yang berhalangan. Nyatanya,panitia cuma bilang”kan sudah dibilang tidak bisa ganti orang sesuai info di web?”, Nyaris 2 nenek saya yang gantikan 2 anakku yang batal berangkat (+2 lagi batall), terdampar didermaga. Saya sih mutusin, kalau nenek ngak berangkat artinya sekalian group saya batal berangkat (kok janji awal kontrak dirubah seenaknya?). Lesson learn: sebaiknya pilih EO dari perusahaan yang bener bisa dipertanggungjawabkan janji2nya.
5.Saat sebelum berangkat rada ngeri dengan pikiran sendiri (murni yang ini subyektif) Gimana yakinnya ya kapal ini dimuati lebih seratus orang itu masih dalam kapasitas kapal alias ngak over? Brapa juga ya jumlah life jacket compare to jumlah orang?…Langsung topi topi dan jaket QSHESku dimasukan tas. Kayak dokter lepas baju putihnya karena off duties. Malu aja ama profesi…. Emergency respon tak ada. Panitia cuma nyebut di WI, dateng aja deh sendiri kalau perlu medik ke klinik. Tidalk tahu apakah bener sudah ada kerjasama dan ada dokter standby di klinik setempat. Tidak kulihat ada tas P3K dibawa panitia berbaju merah. Tidak tahu juga apa ada tenaga medik ikut dalam group, tidak ada safety brifing ama ketua group, dibacain lagi tata tertib selama di pulau nanti atau kemana/telpon siapa untuk mencari bantuan darurat/medik. Dimana tempat berkumpul saat darurat evakuasi (jika itu terjadi).Atau minimal breifing diinfo ulang lagi dengan flier atau oleh ketua group, dimana kamar panitia atau telpon2 anggota panitia untuk dihubungi in case emergency. Tidak ada muster area in case emergency. Secara raturan orang itu menyebar di seluruh kampung yang nyaris sebagian anggota baru sekali ijak itu pulau. Ngak berani membayangkan kalau ada situasi darurat terjadi….kumaha urusannya. (belajar NLP/Ar-Rahimm, just think the best for the best result as doa…and hope it’s right)
Untung aku kepapar profesi, bawa kotak P3K sendiri. Lumayan ujung kakiku yang sedikit berdarah hit by sharp wood, bisa ditutup tensoplast yang kubawa.
Sebenarnya sebagai profesi K3 dan ada anggota K3juga, saya menawarkan diri untuk membantu urusan ini jauh hari sebelumnya. Sayang kudapat jawaban “nanti kami hubungi…”
6.Alhamdulillah, sampai dilokasi dermaga P. Tidung dengan selamat. Meski deg-degan sepanjang laut karena diawali cuaca tidak cerak en’ tidak ada info bad weather apa ngak? apakah ada kerjasama dengan kepala dermaga untuk info cuaca. Yang tenang hanya karena bersyukur kedua anak2ku tak jadi ikut, bersyukur karena anggotaku yang dilaut jawa info cuaca ok, dan hubby disisiku…Leson learn: informasi seberapapun buruknya tetap lebih nyaman daripada ketidakjelasan dan ketidaktahuan. So next visit with my group: will and well informed all diawal, termasuk ” safety is not our responsibility” (murah kok jaluk selamet…xixixi emang naik beca?!. Kalau tahu ini sebelumnya mungkin aku cuma daftar sendiri deh, secara ogah jadi tanggungjawab nyawa anggotaku. Sepanjang laut..nanya doa dan doa kupanjatkan dan kubayangkan akhir acara yang menyenangkan dari berangkat sampai dirumah dengan selamat tanpa kurang satu apapun)
7. Panasnya pulau dan beratnya bawaan ingin segera masuk homestay (marfum bawa nenek dan cucu,..biarpun sudah ditanggung makan ama panitia, tetap bawa makanan tambahan…apalagi ada anggota tak suka pedes). Alhamdulillah, meski ya lumayan jalan kakinya, sampai. Ada AC ternyata tapi remote ngak ada. Kucari pemilik rumah untuk izin pakai AC dan akan bayar sendiri untuk pakai ACnya. Alhamdulillah, AC nyala dan berfungsi. Kenyataannya, ada group lain yang berAC ada yang tidak. Padahal info dipanitia, tidak tersedia penginapan berAC, meski aku bilang ok untuk bayar tambah.
8. Groupku dibagi 3 kelompok homestay: 25,35, 37. Jauh-jauhan dan tak jelas posisinya. Balik lagi ke dermaga untuk kumpul acara bersama raturan orang2. Ternyata groupku belum dapat makan. Group leader sudah berusaha sampai keletihan keliling2 kampung cari rumah anggotanya. Telpon group leader ternyata jadi batu alias lupa beli signal sampai ke Tidung. Panita tak info provider celular apa saja yang aktif, dan memilih group leader dengan no hp yang bisa dihubungi di Tidung. Ternyata group leader tidak dibekali peta dimana saja ratusan orang itu menginap.
9. Acara mulung jalan deh. Dapat pinggir pantai dekat perikanan. Sampahnya dikit bener. Lebih banyak sampah di jalur deket perumahan. (ternyata di Pulau tidung kecil sampahnya malah lebih banyak lagi. En sedihnya lagi, tak tahu apakah bener ada incenerator disana karena kantong plastik besar-besar groupku cuma mampir di depan kantor pemda setempat. Besoknya malah ada setumpuk kantong plastik hitam besar tetap ngumpul di pinggir pantai). Ngak beneran pungut sampah deh.
10. Acara malam terlewat saja buatku. Group leader ketiduran (kali saking capenya dia puter2 cari rumah anggotanya siang tadi). So, aku bersepeda malam bersama hubby. Lumayan perkenalan dengan Pak Dahlan, membuatku masih dapat sepeda sewa dan ajak keliling sampai ke Tj Barat. Ini pengalaman tak terlupakan karena bersepeda beneran di gelap gulita tanpa bullan purnama. Ada beberapa spot benar2 “blind” . Bisa merasakan betapa happynya saudaraku yang buta bisa bersepeda. Hanya berbekal yakin Pak Dahlan tahu persis setiap lubang yang ada, dan suara kriyek2 sepeda bak teriak kurang oli , hanya itu jadi penunjuk jalan. Disitu pula aku yakin penduduk pulau ramah dan membantu karena ada beberapa spot yang gelap, sebuah motor ikut dibelakangku untuk mengantar ke lokasi yang terang. Makasih ya pak….
Sinar dan mata yang selama ini tak pernah kusyukuri selama ini dan take it for granted…Alhamdulillah, Engkau bukakan matahatiku dan sinari hatiku selama ini….termasuk sinar senyumku saat bersepeda dalam gelap gulita malam di alamMu…
11. Acara besoknya lunas alias terserah kita. Agendaku cuma ingin tahu jembatan cinta sebagai icon P. Tidung dan kembali bersepeda bersama hubby di Tanjung Barat (karena memang minggu jatah suamiku bersepedaria). Ternyata berduaan sepanjang jembatan yang beneran panjang, juga pengalaman yang menyenangkan. Apalagi berjalan bersama kekasih hati, hubbyku. Angin pantai pagi, sunrise, santai tanpa agenda berat, foto2 dan asyik melihat gaya dan upaya orang berfoto ria yang aneh2, serta melihat banyak bener orang menggantung kamera bak profesional padahal jeprat-jepret kaya diriku …xoxoxo, yang penting gaya!….ini juga spot waktu unforgetable deh! Juga sepedaan balik ke Tanjung Barat. Ternyata lebih asyik lagi buat berduaan. Kalau Tj Timur crowded, di Tj Barat sebaliknya. Sepiiiii….Yes, kudapat tempat mojok nyepi . Langsung ku-BBM temanku di NTT ” Bro, ngak perlu lagi daku ke P. Rote untuk run away from hectic and hustle-bustle Jakarta…ternyata Jakarta punya P. Rote beach with quite and peace…”
12. Acara pulang ok. Hanya saat pulang tak jelas siapa panitianya karena panitia tak berseragam lagi. Hanya ikuti instruksi yang membawa Toa. Jika EO yang benar baik pulang atau pergi tetap “noticeable” panitia yang bertanggunjawab atas acara.
13. sampai kembali di titik keberangkatan, Alhamdulillah semua selamat sampai tujuan. Tidak ada catatan banyak. Kecuali sebuah foto senyum lebar “three musketeer” di ujung kapal bak film titanic…menandakan, kepuasanku dengan desain acaraku sendiri disana yang tidak terencana.
Untukku tetap acara ini membuatku ada catatan hati karena sempat merasakan sesaat kehilangan ‘mata dan sinar’ – meningkatkan ketergantunganku hanya padaNya karena berangkat dengan panitia yang tidak pengalaman, dan cuaca gelap, dengan kapal yang tidak jelas apakah masih dalam kapasitasnya. Pembelajaran buatku, untuk pilih-pilih EO apalagi jika memberangkatkan seluruh anggota keluargaku.
Semoga tulisan ini diterima untuk kebaikan dimasa datang. At least aku harus hati-hati merekomendasikan event ke orang lain. Untuk next desain acara jika seperti diatas, Sure I will not recommend or just say “luntur tidak ditanggung…. alias resiko tanggung masing-masing.”
Semoga tulisan ini, dibaca anggota MICE/ASITA untuk gencar ajak EO yang handle ratusan orang seperti ini sebagai anggotanya dan mendidik cara menjalankan acara secara profesional dan bertanggungjawab. Bila perlu meminta pengurus MICE ada dalam kepanitiaan EO2 semacam ini sehingga menjamin semua acara tour and travel benar-bernar mempromosikan wisata indonesia dengan SAPTA PESONAnya, khususnya moto number one ” Safety first…..
Be safety be community!
Who care of public safety?….
At least start from here…
(lesson learns form P. Tidung, 17-18 September 2011)
